Tämä on MHG Systems Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 3.5.2018. Viimeisin muutos 3.5.2018.

1 Rekisterinpitäjä

MHG Systems Oy

Y-tunnus: 1962609-7

Kiillekuja 1, 50130 Mikkeli

support@wuudis.com

2 Rekisteristä vastaava henkilö

Seppo Huurinainen

Kiillekuja 1, 50130 Mikkeli

Puh. +358 4458149 50

seppo.huurinainen@mhgsystems.com

3 Rekisterin nimi

Wuudis-palvelun käyttäjä-, asiakas-, markkinointi- ja metsätietorekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Wuudis-palvelun tuottamiseen. Käyttäjärekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Rekisteröityneiden käyttäjien yksilöintiin, tunnistamiseen ja palvelun toimittamiseen
  2. Asiakas-  ja käyttäjäsuhteiden hoitamiseen, tiedottamiseen sekä markkinointiin
  3. Palveluiden kehittämiseen

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön puitteissa.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavien kaltaisista tiedoista, joita rekisteröidystä voidaan tallentaa:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Henkilötunnus (jos toiminto vaatii vahvaa tunnistautumista)
  • Yhteystiedot, kuten postiosoite
  • Metsätiedot
  • Yrityksen toiminnanohjaukseen liittyvät tiedot (työmaat, varastot jne.)
  • Laskutukseen ja tilauksiin liittyviä tietoja
  • Yrityksen tai muun yhteisön tiedot
  • Käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot ja käyttäjän salasana
  • Palvelun käyttöön liittyvät lokitiedot
  • Muita käyttäjän antamia vapaa valintaisia tietoja
  • Verkkoyhteyden IP-osoite

6 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään siitä hetkestä alkaen, kun käyttäjä on rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä tässä rekisteriselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja saatetaan joutua säilyttämään pidempään esimerkiksi lainsäädännöllisistä syistä tai muista velvoitteista johtuen.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tallennamme Wuudis-palvelun käyttäjästä vain sellaiset tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa rekisteröityessään ja tuottaa palvelua käyttäessään. Myös palvelun käyttölokin tiedot ovat käyttäjän itse tuottamaa tietoa. MHG Systems voi tallentaa myös asiakkaan ja käyttäjien tiedot valmiiksi asiakkaita varten, mikäli näin on erillisessä sopimuksessa sovittu.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille ilman käyttäjän erillistä lupaa. Poikkeuksena tilanteet, joissa lainsäädäntö erityisessä tapauksessa edellyttää tietojen säännönmukaista luovuttamista. Henkilötietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin kerättyjen tietojen suojaus ja koskemattomuus pyritään varmistamaan useassa vaiheessa. Käyttäjärekisterin tiedot tallennetaan rekisterinpitäjän sähköiseen tietokantaan. Kun rekisteritietoja säilytetään  digitaalisesti palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kun tietoja siirretään verkon yli, suojataan ne aina TLS-tekniikalla.

11 Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

12 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköpostilla rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

16 Voimassaolo

Tämä tietosuojaseloste on voimassa 3.5.2018 alkaen.